La automatización robótica de procesos (RPA) ya debería estar en su radar cuando se trata de iniciativas y procesos tecnológicos orientados a los negocios. Con un enfoque en la automatización y la integración, generalmente es una solución impulsada por la productividad. En este sentido, hay varios caminos y plataformas disponibles. Pero, ¿vale la pena invertir estos beneficios para lograrlos? La pregunta es: ¿cómo calcular el retorno de la inversión (ROI) para RPA?

La idea es presentar la justificación simplificada para estimar el orden inicial de magnitud, sin considerar elementos como la tasa interna de rendimiento, la variabilidad de los costos mensuales, la fluctuación del tipo de cambio y otros elementos de procedimiento que, siendo relevantes, deberían conformar una lógica de cálculo más estructurada.

Funciones RPA

Antes de sumergirse en los detalles del ROI para RPA, es importante comprender los tipos de tareas que RPA es más adecuado para automatizar.

RPA asume tareas repetitivas que pueden consumir una cantidad significativa de tiempo cuando las realizan los miembros del equipo. Estas tareas suelen ser funciones administrativas o de gestión de datos. Estas tareas son importantes para la operación diaria de una empresa, y los errores en estas tareas consumen recursos y pueden ser costosos.

Encontrar los mejores procesos para la implementación de RPA

A medida que una empresa adopta la tecnología RPA, sistematiza el proceso de identificación de oportunidades de automatización en función de sus particularidades. Pero, en términos generales, ¿qué tareas deben priorizarse para la implementación inicial del RPA de una empresa?

1. Tareas basadas en reglas

Las tareas claramente definidas y basadas en reglas, con pocas excepciones, son ideales para el uso inicial de RPA. Estas tareas no requieren mucha toma de decisiones humanas para realizarlas.

2. Tareas intensivas en mano de obra

Las tareas que requieren que los miembros del equipo pasen más de una hora para completarlas son los principales candidatos para la automatización. Las tareas intensivas en mano de obra a menudo también consumen mucho tiempo. RPA puede reducir drásticamente la cantidad de tiempo que estas tareas consumen de su equipo.

3. Tareas con datos estructurados

Las entradas y salidas en formato de datos con categorías definidas y con capacidad de búsqueda son ideales para la automatización. Existen herramientas de IA que pueden ayudar a llevar la eficiencia de RPA a los datos no estructurados, pero la mayoría de las veces, estas herramientas no se utilizarán hasta que un análisis de ROI de RPA muestre el valor de la automatización.

¿Cómo se ve eso en el mundo real?

Este tipo de tareas pueden ser difíciles de visualizar. Por ejemplo, podemos citar cómo algunas funciones de una plataforma de Customer Relationship Management (CRM) son potencialmente automatizables.

Al usar su sistema CRM para enviar una acción mensual a su base de clientes, los datos a menudo deben reformatearse, ordenarse y categorizarse para el servicio de tirador de correo electrónico.

Este es un proceso bastante simple cuando solo tiene un CRM, segmentación y correo electrónico para enviar, pero si dirige una empresa que envía materiales de marketing a múltiples clientes, puede tener fácilmente más de un empleado a tiempo completo que pase hasta la mitad de su semana extrayendo información de CRM para preparar la base para las campañas. Y ese es solo un ejemplo.

Al usar RPA para automatizar estas tareas, su equipo será libre de usar ese tiempo para más trabajos que requieren ingenio humano que los robots simplemente no pueden lograr.

¿Cómo calcular el ROI para proyectos RPA?

Ahora que tenemos información sobre los tipos de tareas que mejor se adaptan a RPA, podemos comenzar a examinar el ROI de RPA.

Es importante recordar que hay más de una manera de ver cómo RPA beneficia a una empresa. Existe el beneficio financiero, por supuesto, pero también hay beneficios más intangibles, como la motivación de los empleados o el costo de oportunidad de los errores evitados.

Para obtener una visión completa del ROI del RPA, debemos observar los costos financieros, los beneficios potenciales y cómo tener en cuenta la parte humana de la ecuación.

¿Cuál es el  costo real de la implementación?

Debido a que el software RPA se adapta a cada empresa que lo utiliza, no hay una respuesta única a cuánto costará el software. Cabe señalar que RPA es relativamente barato en comparación con algunas soluciones, pero dependerá de la plataforma y el modelo de licencia.

Si bien muchas empresas han empoderado a los empleados de TI, la contratación de empresas de implementación de RPA puede ahorrar costos iniciales. Un especialista en TI interno deberá dedicar tiempo a aprender a diseñar un sistema RPA escalable, diseñar el proceso e implementarlo.

Si bien puede parecer que costaría menos, significa que su experto renunciará a otros roles durante un largo período de tiempo. Al traer expertos de fuera de su empresa, agiliza el proceso y ahorra tiempo y dinero.

En general, podemos considerar los costos anuales de licencias, infraestructura, costos de implementación, desarrollo y soporte de automatizaciones. Con respecto al costo de las licencias, vale la pena evaluar el modelo y su ocupación potencial para que el costo se distribuya en más de una automatización. Por lo general, considerando el paquete estándar de empresas líderes en el mercado y las licencias no satisfechas de estos paquetes, consideramos el costo dividido entre 4 o 5 automatizaciones iniciales. Por esta razón, también es importante comenzar el viaje de automatización con una lista de procesos y no un solo frente de trabajo.

Ejemplo

Por lo tanto, consideraremos un paquete inicial de licencias con un costo de R$ 72.000,00 anuales, divididos entre 5 automatizaciones. Luego hablamos de un costo mensual asociado a licencias de R$ 1.200,00 por robot.

Con respecto al costo de los desarrollos y el costo de soporte, estos se pueden aplicar directamente en cada automatización. Por lo tanto, imaginemos un robot de complejidad moderada con un costo de desarrollo puntual de R$ 40,000.00 y un costo de soporte de R$ 1,000.00 por mes.

Así, llegamos a que este robot arbitrario tendría un costo en el primer año, sin considerar el período de desarrollo, de R$ 5.333,34 por mes. Guardemos esa información.

Recursos equivalentes a tiempo completo (FTE)

Un equivalente a tiempo completo (FTE) representa el número de horas equivalentes a un empleado a tiempo completo. Por ejemplo, para un viaje de 8 horas al día, 5 días a la semana, 52 semanas al año, estamos hablando de un FTE anual de 2080 horas.

A partir de esto, es importante conocer el tiempo total consumido por la actividad manual, sin automatización. Por ejemplo, si un proceso ocupa 9360 horas al año, estamos hablando de 4,5 FTE.

El FTE también se puede traducir en valores, considerando la hora-hombre correspondiente. Considere un analista completo con un salario de R$ 2.000,00 que resulta en cargos de aproximadamente R$ 4.280,00 por mes.

ROI y Payback

Imaginemos ahora, después de la medición y el análisis, que la automatización propuesta genera ahorros de 1.25 FTE, es decir, 11700 horas por año. Esto representa un ahorro potencial o un costo mensual evitado de 1,25 x R$ 4.280,00 = R$ 5.350,00.

El ROI (Return on Investment) se calcula, considerando un determinado periodo, dividiendo (Ganancias – Costes) por Costes, de tal manera que en el primer año tenemos un ROI aproximado de (5350 – 5334)/5334 = 0%. En el segundo año, tenemos la misma ganancia, pero sin el costo de desarrollo, lo que representa un costo mensual de R$ 2.400,00 por mes para la automatización.

Por lo tanto, considerando dos años (una buena ventana para proyectos), estamos hablando de un ROI de (R$ 128,400.00 – R$ 92,808.00 / R$ 92,808.00) = 38%.

El retorno de la inversión, de una manera simplificada, es la relación entre la inversión (o el costo) y las ganancias. Considerando el año 1, podemos calcular el Payback aproximado = R$64.008,00/R$64.200,00 = 1. Es decir, esta automatización se amortiza por completo en 12 meses.

¿Qué es bueno?

El primer paso es establecer estas métricas y crear un historial. Muchas organizaciones no tienen el sistema de evaluación o medición de ganancias desde esta perspectiva económica y financiera y desperdician la posibilidad de crear una base de conocimiento y generar puntos de referencia internos.

También es fundamental acercarse al área responsable de la aprobación del presupuesto, el control de gestión y el análisis de inversiones. Definir y medir las ganancias debe ser una disciplina de COE RPA con responsabilidad compartida, especialmente en su validación, junto con el área de negocio. Por lo tanto, es importante que esta lógica se implemente lo antes posible con un registro documentado y con la aprobación de las principales partes interesadas.

Interpretando el resultado ficticio, estamos diciendo que la automatización moderadamente compleja vale la pena en 12 meses, siempre y cuando ahorre un poco más de un FTE. Este análisis y este criterio, incluyendo automatizaciones de baja, media y alta complejidad es importante para incluso dirigir la búsqueda activa de temas, construyendo un backlog que potencialmente ya está orientado a un resultado relevante para los gerentes y la alta dirección.

Por supuesto, es importante establecer la compresiva: el área responsable debe hacer estas ganancias o demostrarlas de tal manera que valide el caso de uso. Esta alineación debe formalizarse y debe ser la base para el inicio del desarrollo.

Por ejemplo, en un gran cliente que atendemos en Brasil, se estableció una racional orientada principalmente a ganancias tangibles, considerando los costos y el modelo de licencia anual para una recuperación de 12 meses con demostración de reducción efectiva en el presupuesto:

Pequeña automatización: ganancia mínima de 1.0 FTE durante dos años

Automatización promedio: ganancia mínima de 2.0 FTE durante dos años

Automatización compleja: Ganancia mínima de 4.0 FTE durante dos años.

Por supuesto, estos números son solo un ejemplo y no deben representar la realidad de su organización. Obviamente, RPA genera mayores ganancias que el resultado objetivo de FTE y esta lógica se puede explorar en otro artículo. En cualquier caso, vale la pena reflexionar sobre la importancia de su organización para llevar a cabo una discusión clara y transparente sobre las medidas de éxito de la tecnología RPA a partir de la encuesta real de costos, la explotación de los modelos de licencias y que se defina la forma de inversión entre la tecnología y el área de negocio. Considerando también la alineación formal sobre cómo se demostrarán los resultados para que esta iniciativa tenga éxito y las menores frustraciones.  Para saber cómo podemos ayudarte contáctanos haciendo click aquí  y conoce más sobre nosotros en nuestras redes LinkedIn y Twitter.