RPA permite a las empresas simplificar procesos, liberar recursos, lograr una mayor calidad y cometer menos errores.

Alrededor del 45 por ciento de los líderes empresariales consideran que la robótica se convertirá en la tecnología más revolucionaria para las empresas en el corto plazo.

Si bien la tecnología RPA es fácil de usar y varias empresas han logrado los resultados esperados, es importante tener en cuenta que desplegar una solución RPA tiene sus implicancias, y que lograr una implementación exitosa llevará su tiempo. Por lo tanto para aprovechar todo el potencial de RPA, es necesario priorizar el esfuerzo y estar preparado para realizar la inversión requerida, incluida, en algunos casos, la estandarización de procesos que algunas veces será necesaria para RPA.

No subestimar las implicancias de una iniciativa RPA

La implementación de RPA es, a menudo, más desafiante de lo pensado. La mayoría de las empresas que actualmente están implementando o han implementado un RPA comentan que las expectativas que tenían en términos de una implementación rápida RPA fue algo optimista. Claro, RPA no es una solución “plug-and-play”.

Repasemos las principales causas relacionadas con que la implementación de RPA lleve más tiempo del estimado al inicio:

Proyecto inicial

Los proyectos iniciales, que con mayor frecuencia constituyen una prueba de concepto (PoC) o una prueba piloto, suelen tardar más de lo que las empresas esperaban. Esto se debe a que, en muchos casos, se seleccionan procesos demasiado complejos o, inesperadamente, se requiere más de un PoC para probar el software de diferentes proveedores de RPA.

Organización y Gobierno

La implementación del RPA requiere integrar la unidad RPA, estructurar y establecer un Centro de Excelencia, y organizar a la gente.

Recursos dedicados

En general las empresas consideran necesario tener recursos propios para RPA, pero debido a que existe una gran escasez de especialistas en RPA en el mercado, se ven obligadas a desarrollar las habilidades mediante la capacitación, lo cual demanda más de tiempo de lo previsto antes de iniciar el proyecto.

Gestión del cambio y gestión de interesados

La necesidad de poner foco en la gestión del cambio y la comunicación con los interesados con el objetivo de lograr el apoyo necesario por parte de la organización abren la puerta a dos aspectos que pueden extender los plazos del proyecto: por un lado, una gran inversión en la gestión e involucramiento de los empleados, por otro, cambios o confusión sobre quién es el dueño del proyecto RPA.

Cooperación entre las funciones del Negocio y la de TI

Una de las razones principales de las demoras en los proyectos RPA es una división poco clara de roles entre el Negocio y TI, así como también problemas relacionados con el armado de una infraestructura de TI sólida. Además, el proceso puede complicarse si cualquiera de los dos (TI o el Negocio) no se involucran hasta las etapas tardías del proyecto, ya que por ejemplo, podrían tener diferentes perspectivas en términos de selección de software.

Abordaje in-house

Algunas empresas han optado por manejar la implementación del RPA ellos mismos, pero la mayoría ha recurrido a expertos externos. Algunas de estas empresas que han manejado la implementación in-house afirman que les ha llevado más tiempo que si hubieran recurrido a expertos externos, dado que no tenían conocimiento de las mejores prácticas en el área.

A pesar de los tiempos de implementación más largos de lo estimado, las empresas experimentan que la tecnología RPA ha cumplido con sus expectativas.

Los principales beneficios obtenidos de la implementación de un RPA:

  • Mejoras en la eficiencia mediante la reducción del tiempo de espera a través de automatización de tareas manuales, repetitivas y basadas en reglas.
  • Liberación de recursos como resultado de la mejora de la eficiencia, los cuales esperan dedicar a actividades de mayor valor agregado y, en consecuencia, mantener en gran medida la fuerza de trabajo existente.
  • Mayor calidad y menos errores.
  • Servicio al cliente mejorado mediante plazos de entrega más cortos y procesos de alta calidad.
  • Mayor satisfacción de los empleados, que ahora evitan algunas de las tareas tediosas.

Cuando hablamos con nuestros clientes, nos manifiestan que las principales cosas que hubieran hecho de una manera diferente de haber tenido la experiencia necesaria son:

  • Asegurar una aceptación previa de la dirección ejecutiva.
  • Establecer un Centro de Excelencia anteriormente en el proceso.
  • Involucrar a TI en el análisis y la elección del software RPA.
  • Elegir otra herramienta de RPA.
  • Seleccionar un proceso más pequeño y más simple para el proyecto inicial.
  • Abordar discusiones sobre infraestructura de TI en etapas tempranas.