El sueño paperless de muchas empresas se ve atravesado por una realidad en la cual los documentos físicos siguen siendo importantes -u obligatorios- en diferentes industrias o ante determinadas cuestiones regulatorias.

Esto incluye desde los balances en las entidades financieras hasta los troqueles que se adjuntan a las recetas médicas cuando interviene una obra social o una prepaga. También se destacan las cartas de porte, un documento legal de la AFIP que solicita que se declaren los camiones que transitan mercadería: de dónde viene, adónde va y qué transporta.

Sin embargo, la información que contienen esos documentos suele ser necesaria para la gestión cotidiana y participa de numerosos procesos que están completamente digitalizados. Ello implica que es necesario destinar costos y recursos de la organización para extraer los datos y volcarlos en los sistemas que los van a utilizar.

El viejo concepto de data entry se retransforma para dar lugar al data extracter. Pero sostiene las dificultades históricas- Propensión a errores, dificultades para acceder posteriormente a los documentos físicos y falta de productividad relacionada con la carga manual son algunas de ellas. La Bolsa de Comercio de Rosario estimó que la digitalización de la carta de porte podría generar una reducción de costos cercana a los US$5 millones anuales.

Reconocimiento inteligente

En una era en que el capital humano está orientándose hacia actividades de alto valor agregado, destinar personas a una tarea tan tediosa como repetitiva es un desperdicio. En este contexto, aparecen soluciones como OCR+.

OCR es la sigla en inglés por optical character recognition o reconocimiento óptico de caracteres. Según Grand View Research, es un mercado en franca expansión, que se aceleró con la pandemia y que experimentará un crecimiento anual compuesto cercano al 17% durante los próximos siete años.

En su modelo más básico, se trata de algoritmos básicos que reconocen letras, números y símbolos en imágenes y las digitaliza en formato de texto. A eso, le sumamos elementos de inteligencia artificial, de forma tal que además de detectar los caracteres, la solución pueda directamente desde un documento estructurado levantar la información y comprender el sentido del contenido.

Por ejemplo, si lee un recibo de sueldo, automáticamente detecta los importes y los entrega con la taxonomía correcta para que puedan ser utilizados por los sistemas pertinentes para la realización de cálculos o la elaboración de informes.

Flexible y personalizable

En tiempos en que la flexibilidad y la automatización es clave, es importante que este tipo de soluciones sean personalizables de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Tanto en términos de las fuentes de datos como del tipo de imágenes que se pueden procesar o de los sistemas a donde pueden enviarse los resultados. Sea volcarlo a un ERP hasta dejarlo disponible para una API o para un robot.

Por eso, además de los ahorros y de la eficiencia, esta solución es fundamental para aprovechar mejor los datos disponibles en los documentos de papel y para garantizar que cada dato está validado de punta a punta.

Tal vez todavía no podamos hacer que los papeles desaparezcan del todo. Pero sí podemos lograr que aquellos que persisten en sobrevivir no se conviertan en un obstáculo hacia la transformación digital. En el mercado hay soluciones y servicios cloud de muy rápida implementación que brindan retornos en el corto plazo y de manera sencilla.

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