El viaje hacia la automatización tiene diferentes estaciones: la primera es la de discovery o descubrimiento. Consiste, como su nombre lo explica claramente, en encontrar las oportunidades de automatización que puedan existir. Además, escuchar los requerimientos de la organización, encontrar los criterios de selección para saber qué se puede automatizar y qué no.

 Uno de los grandes obstáculos para la adopción de RPA (por robotic process automation o automatización robótica de tareas) es la ausencia de una cultura en este sentido. El discovery también es útil para comprender qué rol jugará la automatización, incluyendo sus riegos y sus beneficios. De esta manera, se rompe el síndrome de la hoja en blanco, esa sensación de “no saber por dónde empezar”.

Por último, una tarea esencial del discovery es dar el puntapié inicial para la gestión del cambio. La automatización genera aversión y miedos sobre el futuro del trabajo entre los colaboradores de una empresa. Esta etapa, por lo tanto, es la primera oportunidad para mostrar que se trata de una tecnología que permite ganar eficiencias y destinar los recursos humanos existentes a actividades de mayor valor agregado.

De la minería de tareas a la minería de procesos

El enfoque hacia el discovery se hace desde diferentes ángulos. Uno es analizar el trabajo de las personas para encontrar tareas tediosas, repetitivas y altamente propensas a errores. Entre las que se detecten, habrá que hacer una segunda evaluación: hasta qué punto pueden realizarse in que haya intervención humana.

 Con esta misma mirada, es posible encontrar tareas que se hagan exactamente de la misma forma -o muy similar- en dos áreas diferentes, sin que ninguna de ellas sepa que la otra también lo hace. Por otra parte, es importante realizar una minería de procesos. Esto es,  observar el proceso de punta a punta, entender sus debilidades y cuellos de botella e identificar posibilidades de mejora.

Se estima que el 98% de las empresas no tiene sus procesos documentados. En el marco de compañías cada vez más complejas, con numerosos procesos, es esencial documentar cada paso y hacer el mapeo con el workflow. En las etapas siguientes del journey de automatización, un trabajo bien hecho en este momento actuará como un importante acelerador del proyecto.

Oportunidades centralizadas

Del mismo modo, es importante contar con un “hub” de automatización. Es decir, un único espacio centralizado donde se capturen, se almacenen y se gerencien todas las oportunidades detectadas. Esto será esencial para poder compararlas, priorizarlas y avanzar sobre aquellas que aporten mayor valor a la organización.

Los discovery workshops son reuniones donde se genera awareness en los colaboradores para que promuevan ideas. No sólo permite afinar la búsqueda de oportunidades: también disminuye de manera notable las resistencias.

 ¿Por dónde empezar? El resultado de un discovery bien hecho es un conjunto de procesos que son fácilmente automatizables, que promueven un alto beneficio (tanto en variables objetivas, como puede ser el tiempo ahorrado, como en variables subjetivas, como la ganancia asociada con errores no cometidos) y que insumen los menores costos.

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