El término RPA (en referencia a la práctica de robotic process automation) está muy de moda en estos días. Hay muchas organizaciones intentando sacar provecho de ella, pero no tantas tienen en claro la forma de hacer crecer orgánicamente la práctica.

El problema empieza ya desde el nombre. Muchos quieren hacer RPA cuando deberían pensar en automatizar. Sugiero esto porque el concepto de automatización es más amplio y abarcativo. RPA es una de las formas en que podemos automatizar, pero hay otras.

Una vez que hemos denominado correctamente la práctica, debemos entender que la automatización es una práctica que debe madurar dentro de la organización. No es algo que vaya a ocurrir de la noche a la mañana, requiere tiempos que no pueden acortarse. Esto es especialmente cierto al comienzo. Luego sí podemos ir acelerando.

A continuación, doy 5 factores clave a tener en cuenta para tener una implementación exitosa de esta práctica:

(1) Ir de menor a mayor

Si bien es tentador tratar de plantear la mejor solución posible (sobre todo para los informáticos) ese camino es lento. Lo que nosotros queremos con la automatización es lograr resultados rápido. Queremos que el negocio tenga resultados lo antes posible.

A partir de esta premisa el consejo es no empezar por los procesos más difíciles o, ya dentro de un proceso, por cubrir todas las posibilidades habidas o por haber. Es más sabio ser humildes, ir abarcando de a poco y generando sponsorship por medio de quick-wins que refuercen la actitud positiva hacia la iniciativa.

(2) Empezar con una arquitectura simple

Muchos clientes se pierden en discusiones interminables con áreas de arquitectura, seguridad informática o auditoría para tratar de acordar todos los aspectos relevantes de la super plataforma de automatización que se encargará de ejércitos de robots. Por favor no lo hagan. Simplifiquen la arquitectura lo más posible en las etapas tempranas de maduración de la práctica. Ya habrá tiempo de ir aumentando complejidad a medida que la cantidad de robots aumenta y los procesos se estabilizan.

(3) Elegir rápido una herramienta

La herramienta es importante, es imposible negarlo. Es ideal elegirla bien de entrada para poder empezar a emprender como usarla desde el minuto cero. Sería empezar la iniciativa con el pie derecho. El problema es que, nuevamente, he visto a demasiados clientes embarcarse en discusiones interminables que matan el momentum y la energía positiva que este tipo de procesos de cambio tienen.

A partir de esto es que, si me dan a elegir entre rápido-mejorable y lento-perfecto-y-condensuado, prefiero lo primero.

No hay problema en probar más de una herramienta a lo largo del tiempo y hasta tener más de una opción en simultáneo como estrategia. El consejo sería que al inicio ponga foco en elegir alguna herramienta y no “la” herramienta. Elija algo rápido para empezar y ver cómo rueda la iniciativa en la organización. No deje que la elección de la herramienta sea un stopper.

Luego, con más tiempo y siendo más sabios, elija una herramienta adecuada con trayectoria, funding, escalable, específica para la práctica de automatización. Aunque muchos le digan que se puede automatizar con cualquier cosa, tener la herramienta adecuada siempre es mejor.

(4) Designar un equipo motor

Es común en este tipo de procesos ver que se generan múltiples focos de trabajo de automatización. Esto se debe a que la automatización vía RPA se concibe usualmente como una forma de resolver “cosas que para sistemas tienen baja prioridad”. Las áreas usuarias ven aquí la oportunidad de ahorrar esfuerzo sin Sistemas y avanzan.

Tal vez me gane algún enemigo con lo que voy a decir, pero no me parece mal esta estrategia. Es la forma de no perder impulso con la iniciativa. Ya es bastante difícil lograr que un área cualquiera empiece a trabajar en iniciativas de mejora, como para cortarla en seco poniéndole trabas.

Lo que sí sugiero es que cuando, como organización, nos damos cuenta de que esto está ocurriendo, debemos designar un equipo motor que se ocupe de coordinar las iniciativas, empujar las definiciones, quitar obstáculos y motorizar consenso entre todos los participantes sobre ciertas reglas de mínima que faciliten la convivencia y el crecimiento orgánico.

A medida que la práctica madure y el volumen de procesos aumente, este equipo será también responsable de crear una estructura adecuada y que vaya escalando.

(5) Elija un buen proveedor para el acompañamiento

Parece una obviedad, pero no lo es. El primer consejo sería que elija un proveedor para que lo acompañe. Son pocas las organizaciones que están preparadas para hacer solas este camino. Hay demasiadas decisiones que tomar y muchos caminos posibles. Contar con soporte ahorrará tiempo, dinero y discusiones desgastantes.

El siguiente consejo sería elija al proveedor correcto, que pueda aconsejar sobre la práctica, la herramienta y el negocio, desapasionadamente:

Sobre la práctica, hay que evaluar trayectoria en temas de automatización. RPA tiene poco tiempo de moda, pero el tema automatización es algo de lo que se habla hace años.
Sobre la herramienta, es conveniente elegir un proveedor que pueda automatizar con cualquier herramienta. Cada uno tendrá alguna preferencia, pero es importante que puedan hacerlo eficientemente en cualquiera. Esta capacidad permite comparar pros y cons de cada una más objetivamente.
Sobre el negocio o los procesos, es importante ver que su capacidad de análisis va más allá de lo técnico. Buscamos aquí beneficiarnos de lo ya hecho y de la capacidad de lograr rápidamente versiones automatizables del proceso. Uso de metodologías ágiles para analizar y definir procesos, mecanismos de generación de consenso entre áreas usuarias, recorrido garantizando compliance con áreas de control, son algunas de las cosas que debemos buscar.
Con estos consejos le será posible hacer crecer la práctica a un ritmo adecuado. El nivel de riesgo, gasto y calidad deberán ser acordes al momento de maduración y armónicos entre sí.

Para cerrar un último comentario fuera de programa. Es natural que las organizaciones empiecen por automatizar hacia adentro, porque es el mundo que conocen mejor y controlan. A no desesperar, a medida que la maduración traiga estabilidad a la práctica, será momento de empezar a mirar hacia afuera y abarcar también a nuestro cliente, completando así la promesa de valor de esta clase de prácticas.