Las empresas deben concebir a RPA como un proceso de innovación que empiece como una pequeña semilla y alcance la dimensión de un majestuoso árbol con frutos traducibles en agilidad, eficiencia y competitividad.

RPA, por sus siglas en inglés, Automatización Robótica de Procesos, es una tecnología que utiliza robots de software y a veces inteligencia artificial para simplificar y automatizar labores rutinarias de diferentes áreas de negocio. No reemplaza a la fuerza laboral, la asiste para resolver tareas tediosas y repetitivas, en minutos en lugar de semanas. El negocio se transforma y las personas se concentran en actividades de valor, se ahorran costos, se mejoran los tiempos de respuesta, y se favorece la innovación y la imagen de la empresa hacia adentro y hacia el mercado.

En particular en el área de RRHH, los robots pueden desde capturar CVs, realizar búsquedas de candidatos y seguimiento de entrevistas, evaluar candidatos sistemáticamente y generar short-list, hasta actualizar datos de empleados, procesar los pagos de la nómina, y responder consultas. Y tanto más.

En este marco destacamos algunos beneficios concretos y poderosos:

1. Precisión: Se reduce el riesgo de errores transaccionales, y se mejora la calidad de los datos.

2. Velocidad: Se reducen en promedio los tiempos en un 40%.

3. Continuidad del servicio: Los robots de software funcionan 7X24.

4. Eficiencia de costos: Se pueden reducir los costos de procesamiento hasta en un 80%.

5. Facilidad de uso: Para implementar, configurar y mantener, normalmente a través de una interfaz de usuario sencilla e intuitiva.

6. Escalabilidad: Se aumenta o reduce la capacidad de acuerdo a la demanda, a una fracción del costo de los modelos tradicionales, garantizando la experiencia del cliente.

7. Ser valor para el negocio: Los recursos se pueden enfocar en otras áreas clave para expansión y cambio organizacional.

Antes de embarcarse en la robotización de procesos, conviene evaluar los objetivos de las áreas interesadas, el estado de sus operaciones actuales, los efectos deseados, el talento con el que cuentan, y lo más importante, el sponsorship de los altos directivos para evaluar la factibilidad. Luego será necesaria la elaboración de un plan de gestión del cambio para manejar la resistencia a los robots. Un “camino feliz” consiste en arrancar con una prueba de concepto de un proceso simple, que no afecte directamente al negocio. A este proceso se le deberá medir en términos del retorno de la inversión, el ahorro de tiempos, la mejora de la calidad, la satisfacción del cliente, etc. Una automatización de un proceso puede requerir de una a dos semanas, en base a sprints muy rápidos, con un bajo costo.

Una vez automatizados los primeros procesos, se apuntará a crecer en complejidad e importancia para el core del negocio. Será el momento en que el RPA interactuará con disciplinas como Inteligencia Artificial, BigData y Minería de Datos. Este será el paso definitivo al Smart Business Automation, automatización end to end a través la cadena de valor del negocio.