El project management tradicional y la agilidad continúan combinándose para impulsar una nueva generación de empresas.
Los seres humanos tenemos tendencia a polarizar: en el fútbol (o en los deportes en general), en la política y en muchos otros aspectos de la vida. Es blanco o negro, sin grises. Lo mismo ocurre con los enfoques de gestión de proyectos: o una empresa apuesta por agilidad o se concentra en el modelo tradicional de waterfall (en cascada).
Las nuevas tendencias en gestión adaptativa nos indican que no sólo no es necesario que sea así, sino que, más aún, podría ser exactamente al revés.
En estos tiempos tan vertiginosos, en los que es necesario repensarse, lanzar nuevos productos y servicios digitales, abrir canales de comunicación y ventas o rediseñar procesos ¿Para qué seguir debatiendo si elegir una u otra opción, si ágil o si tradicional, si se puede definir una única visión de gestión que contemple ambas alternativas?
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Corriéndose de los extremos
En efecto, el mundo nos demuestra que hay mercados, clientes, proyectos o situaciones que son altamente predictivas -y que en esos casos conviene aplicar el modelo waterfall- o indomablemente inciertas -y correspondería apostar por la agilidad-.
La gestión adaptativa propone salir de los extremos. El propósito es desarrollar personas que tengan la habilidad de saber moverse de un lugar a otro de acuerdo a lo que exijan las circunstancias.
Que, en cada momento, puedan evaluar cuáles son las mejores herramientas y los mejores modelos para apuntalar el proyecto hacia sus objetivos, generar valor o incrementar las probabilidades de éxito.
Cada iniciativa es distinta a la otra, e incluso, un mismo proyecto cambia de manera rotunda en diferentes momentos: no puede, entonces, haber fórmulas “fijas” para resolver situaciones que se modifican de manera continua.
Tampoco existen rivalidades: lo óptimo es aprender lo mejor que nos brinda cada enfoque y cada metodología para ampliar nuestra caja de herramientas y estar mejor preparados para los diferentes escenarios que se puedan presentar.
La era de la supervivencia
Nunca hay que olvidar la frase de cabecera de todas las organizaciones que buscan implementar una gestión adaptativa. Aquella que enunció Charles Darwin: “Las especies que sobreviven no son las más fuertes ni las más rápidas ni las más inteligentes, sino aquellas que se adaptan mejor al cambio”.
Las empresas deben seguir el mismo proceso que todas las especies animales: adaptarse al cambio o resignarse a la extinción. Ser adaptativa no es un lujo ni una opción para una organización, sino una necesidad.
En especial en estos tiempos, en que los ciclos de los productos se vuelven más breves, la exigencia de los clientes crece de manera exponencial, las tecnologías evolucionan a velocidad de vértigo, las nuevas generaciones imponen su impronta de inmediatez y dentro de las propias organizaciones se visualizan niveles de rotación permanentes sin precedentes.
¿Quedarse estáticos en un mundo tan dinámico? Suena, al menos, a una mala idea.
Una habilidad que puede entrenarse
En medio de semejante desafío emerge una excelente noticia: la adaptabilidad puede entrenarse. No importa de dónde viene cada persona, cuál es su formación o qué experiencia tiene. Todo el caudal de conocimiento que trae incorporado se puede utilizar para sumarle estas habilidades adaptativas.
De hecho, esto va en contra de una de las tendencias que escuchamos a menudo cuando se habla de reskilling: la necesidad de “desaprender”. No es el caso.
Es posible trabajar, equivocarse, volver a intentarlo y, al final del recorrido, aprender sin haber descartado lo previo. La trayectoria, los logros conseguidos y el trayecto transitado para llegar hasta este punto no tienen por qué desperdiciarse: tienen valor y pueden aprovecharse para el desarrollo de esta nueva capacidad.
En algún punto es comparable con el entrenamiento físico: cada persona arranca desde el punto en el que se encuentra y, desde ahí, mejora su rendimiento. No en vano a las organizaciones adaptativas se las conoce también como «organizaciones gimnásticas”.
Gestión adaptativa: aspectos prácticos
En la práctica, la gestión adaptativa nos invita a repreguntarnos, en cada proyecto y luego de que pase un período corto, si el modelo elegido sigue siendo el mejor o si llegó la hora de reemplazarlo por otro.
No importa cuán minucioso fue el checklist antes de comenzar: no hay que enamorarse de ningún esquema ni cerrarse a ninguna solución. Todo el tiempo hay que indagarse. Incluso, es válido utilizar herramientas propias de un modelo y aplicarlas en otro. La gestión adaptativa construye su propio way of working: el equipo elige la mejor forma de trabajar en base al contexto que enfrenta.
Para adoptar una mentalidad adaptativa, en efecto, necesitamos incorporar la capacidad de controlar empíricamente los proyectos y los procesos, mediante ciclos cortos de inspección, adaptación y transparencia. Dicho de manera sencilla: tomamos muestras frecuentes de la experiencia y vamos viendo cómo nos va.
¿En qué casos es necesario ser adaptativos? En la gestión de proyectos, en el desarrollo o el mantenimiento de producto o servicios o en cualquier actividad en que esté involucrada la supervivencia del negocio.
Los habilitadores de la gestión adaptativa
En Practia identificamos cuatro habilitadores para la gestión adaptativa.
El primero, los diferentes modelos de gestión, desde Scrum y Kanban hasta Design Thinking, Lean Thinking o Matriz de Cambio, pasando por cualquier otro que aplique. De nuevo, no hay que “casarse” con ninguno y todos pueden resultar útiles en algún momento en particular.
El segundo, los estilos de liderazgo: qué características presentan los líderes y de qué manera pueden estimular el mindset adaptativo.
El tercero, la presencia de habilidades interpersonales en el equipo, como comunicación, facilitación, capacidad de negociación, trabajo en equipo, resolución de problemas, escucha activa, manejo de crisis o gestión emocional.
Y, por último, la visión de resultados: que los proyectos funcionen, se ejecuten y cumplan sus ciclos de vida y sus propósitos.
Los beneficios de una gestión adaptativa
Las empresas con gestión adaptativa capitalizan mejor las habilidades disponibles en sus equipos y el valor de los modelos de gestión para amoldarlos a las necesidades de cada momento y optimizar los resultados. Un dato no menor: la gestión adaptativa puede aplicarse tanto en proyectos nuevos como en aquellos que ya están en curso.
Y, por supuesto, el punto fundamental: mantener el negocio sostenible y competitivo de cara al futuro en un mundo que cambia cada vez a mayor velocidad.
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