Ya se encontraron y se desarrollaron las oportunidades y se habilitó la automatización a escala empresarial. Llega la cuarta estación en este viaje, esa en la que es necesario poner a funcionar los bots para beneficio de tu negocio: run.
Esta etapa consiste en garantizar que la nueva fuerza de trabajo digital sea capaz de completar la tarea para la que fue diseñada. Y, al mismo tiempo, que pueda crear valor para el negocio. Incluye las herramientas y los métodos para administrar, implementar y optimizar las iniciativas de automatización en toda la organización.
En el corazón de todo se ubica el orquestador: la solución que ofrece control y visibilidad sobre la automatización. Ésta permite gestionar los bots, saber cuántos hay en funcionamiento, qué hacen y qué datos generan.
Tipos de bots
En una automatización conviven tres tipos de bots. Los attended trabajan en tándem con los humanos. En líneas generales, en estos casos hay un bot para cada persona, a modo de asistente personal, que ayuda con la productividad, la agilización de los procesos, la generación de información o la organización de los datos, entre otras funciones.
Luego están los unattended, que operan de manera independiente y autónoma en base a reglas de negocios y se manejan directamente desde el orquestador, donde se define un conjunto de buenas prácticas sobre cómo los bots deben correr e interactuar.
El tercer tipo es el híbrido: se da cuando un ser humano asistido por un bot attended puede convocar un bot unattended. Se da en actividades transaccionales que deben completarse y cuyos datos no están accesibles para el ser humano a cargo. Estas relaciones también están definidas en el orquestador.
Tipos de transacciones de la automatización
Siguiendo con los aspectos de la etapa run de la automatización, así como existen tres tipos de bots, también existen tres tipos de transacciones. Una es la llamada “lineal”: existe una condición de estado inicial, se toman los datos de donde corresponde, se los procesa y de eso resulta un reporte o una acción. Es decir, se efectúa una vez a partir de una llamada específica y suele estar relacionada con el modelo attended.
En el iterativo se sigue el mismo proceso, solo que los datos se procesan muchas veces. Por ejemplo, hay que llenar una ficha para todos los empleados, entonces el bot de RRHH efectúa la transacción tantas veces como colaboradores tenga la empresa.
Por último, en el modelo transaccional, se agrega además una interacción con otros bots para tomar datos de manera autónoma. Por eso se la relaciona con esquemas full unattended.
Características de un framework
A la hora de pensar un framework lo primero es definir la configuración. Siempre sigue el modelo “estado inicial del bot – obtener y procesar datos – fin”. Por eso, habrá que establecer cuáles pueden ser los estados iniciales y cómo se activa.
Luego habrá que definir todo lo relacionado con el registro: qué datos va a tomar, de dónde y que resultados generará, incluyendo detalles de lo que sucede con cada paso de ejecución.
Por último se definen excepciones de negocios. Cómo se recupera el bot cuando se topa con alguna o que intervención pueden tener los humanos para ayudar a la máquina cuando los datos no están de acuerdo a lo esperado o son inválidos.
La automatización, en este paso llamado run, ya está en marcha: es hora de empezar a disfrutar de sus beneficios.
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