Expertos de la Univ. de San Andrés y de Practia comparten su conocimiento para hacer más eficiente y efectiva la transición forzada hacia el trabajo remoto y revelan cómo la propia compañía comenzó a implementar estrategias de teletrabajo hace ya 8 años.

«Al comienzo de la cuarentena era pesimista respecto del trabajo remoto: sentía que la gente estaba siendo forzada a hacer su actividad laboral desde su casa en medio condiciones muy lejanas de las ideales, lo que puede producir malas experiencias». Sebastián Steizel, profesor de la Universidad de San Andrés, con un doctorado en trabajo virtual de la Universidad Abierta de Cataluña, abrió así la charla «¿Cómo es liderar equipos remotos en tiempos de Coronavirus?», brindada en el marco del ciclo gratuito Practia Talks y que compartió con Agustina Guerreiro, HRBP de Practia.

La visión de Steizel viró rápidamente hacia un moderado optimismo. «Se está desarrollando una gimnasia que está haciendo perder algunos miedos: la gente ya siente que la videoconferencia no es terrible, que la operación puede funcionar, que es posible alcanzar resultados y hasta que el aprendizaje que estamos atravesando, en el futuro, va a motivar a instalar mejores prácticas alrededor del trabajo remoto, a que las organizaciones se animen más al trabajo remoto y a que los propios trabajadores lo demanden», agregó.

Por lo pronto, se rompió un prejuicio histórico: el trabajo en casa no es una política de beneficios, sino una nueva forma de desempeñarse que implica nuevos modelos de liderazgo y competencias y habilidades diferentes tanto individuales como organizacionales.

En ese sentido, Steizel compartió algunas ideas críticas alrededor del trabajo virtual. La primera, la gestión de la incertidumbre. «A la angustia natural que implica la cuarentena y el hecho de no saber qué va a ocurrir cuando todo esto pase, se suma el hecho de tener que trabajar de una forma diferente», apuntó Steizel. «Los que lideran organizaciones necesitan entender esto y deben calmar, acompañar y escuchar a sus colaboradores, no es tiempo para presionar con aspectos relacionados con la operación», aconsejó.

La incertidumbre reina: el trabajador no sabe qué hacen sus compañeros, cómo están evaluando y analizando sus aportes, cómo percibe su jefe su trabajo (ya no lo tiene cerca para ver sus gestos o escuchar sus comentarios al pasar) ni qué pasa con los otros equipos. «En medio de esta gran ceguera (no ver) e invisibilidad (no ser vistos), lo principal es que se establezcan reglas», señaló Steizel.

La primera es organizar el trabajo: definir protocolos y pautas para que la gente no esté tanteando sobre qué debe hacer o decidir. «No se trata de decir qué tiene que hacer cada uno a cada hora, porque el trabajo remoto nos da la flexibilidad de poder acomodarnos a nuestras realidades, pero sí de marcar hitos de encuentro, por ejemplo, uno al comenzar el día para comentar qué va a suceder, plantear objetivos y setear expectativas y otro al final para evaluar qué se hizo, si alguien tuvo algún problema y prepararse para la jornada siguiente», detalló Steizel. «La organización de momentos colectivos es importante», agregó.

En este nuevo modelo se trabaja sobre objetivos y no por horarios. No es lo mismo una persona con hijos pequeños que recién se libera de obligaciones al final del día que otra con adolescentes a la que le conviene aprovechar la mañana antes de que se levanten.

También destacó la importancia de establecer con quién debe comunicarse cada uno y en qué situaciones, qué medios se van a utilizar para los distintos tipos de comunicación y quién es el responsable por cada tema. «Hay que evitar la sobrecarga, en especial de los líderes que tienen tanto demanda de los gerentes –informes, reuniones, comités de crisis, toma de decisiones- y los clientes como del equipo de trabajo», afirmó. Y estimuló a usar la mayor cantidad posible de herramientas colaborativas, para que todos puedan estar al tanto de qué hacen los demás. «Los repositorios compartidos generan mecanismos de control social: cuando un trabajador ve lo que hacen sus compañeros, siente el compromiso de hacer su aporte», indicó.

El segundo punto es la gestión de las comunicaciones. En este sentido, Steizel recomienda:

– Compartir cámara cada vez que se pueda. La conexión y la empatía se refuerzan cuando uno puede ver al otro. No importa si la call se hace desde una cocina o si pasan chicos corriendo para atrás: el espacio de trabajo ahora es eso para la gran mayoría. Esto también fuerza a los que intervienen de la conversación a ponerse en situación de trabajo: nada de pijama y quedarse recostados en la cama, porque la cámara exige una posición y a mantener las formas.

– Establecer medios distintos para distintas comunicaciones. Algo urgente se comunica por teléfono y no por correo electrónico. Un documento o un informe de avance se comparte por mail o por cualquier medio asincrónico y no en una reunión presencial, que conviene conservarlas para alcanzar acuerdos.

– Maximizar la efectividad de las reuniones. Definir una agenda previa y con objetivos claros, asignar responsabilidades dentro de la reunión para que no haya un único orador (esto genera más compromiso) y enviar un registro posterior donde conste qué ocurrió en la reunión y a qué acuerdos se llegó.

El tercer punto es la gestión de los vínculos. «La gente que trabaja de manera remota, y esto no aplica únicamente a períodos de cuarentena, lo hace en soledad», apuntó Steizel, quien abordó la necesidad de generar espacios naturales de socialización y conversación más allá de las reuniones de trabajo. «Es una situación particular y la gente necesita hablar de lo que siente y lo que le pasa», indicó el experto. «Quienes lideran equipos deben combatir la distancia física con presencia social: enviar mensajes cotidianos, alguna noticia, una comunicación directa con cada colaborador para preguntarle cómo está o si necesita algo…», enumeró.

A su turno, Agustina Guerreiro narró la experiencia de Practia con el trabajo virtual: el primer contacto de la empresa con este tema fue en 2012, a partir de un proyecto internacional que involucraba el armado de equipos en Argentina, Israel, India, Filipinas, Estados Unidos y España. «Era distribuido y multicultural, además de que atravesaba franjas horarias e idiomas diferentes», recordó la ejecutiva. «Era una época en la que no había tantas herramientas de comunicación y que una call con 20 ó 30 personas era inimaginable por la falta de ancho de banda», evocó.

El tema retornó hace dos años, cuando la compañía notó que tenía mucha gente fuera de Buenos Aires. «De los 600 empleados de Practia, el 20% ya trabajaba de manera remota antes de la cuarentena», contó. «Llevamos mucho tiempo abocados en encontrar dinámicas diferentes desde modalidad de trabajo y de capital humano para sumar a toda esa gente que no podía acercarse físicamente a la oficina», aseguró Guerreiro, y aclaró que muchas de las mejores prácticas de las recomendadas por Steizel fueron implementándose en el camino. «Cuando se declaró el aislamiento obligatorio ya estábamos trabajando en que todos nuestros colaboradores trabajaran desde su casa dos días por semana», afirmó.

Desde el inicio de la cuarentena, no obstante, se enfocó las primeras semanas en la emergencia: personas en situación de riesgo o con familiares en tal condición, empleados con condiciones difíciles de trabajo en sus hogares, problemáticas particulares… «Pero hoy ya desarrollamos buenas prácticas que probablemente sigan utilizándose cuando vayamos volviendo a la normalidad, tome la forma que tome», dijo Guerreiro. «Fuimos escuchando a nuestros colaboradores, que estaban muy necesitados de contención por otra parte, y convertimos ese feedback en acciones tendientes a generar mejoras», agregó.

«La situación nos desafía como líderes: debemos generar proactivamente una presencia virtual, mantener la escucha activa y eliminar prejuicios o supuestos, todo con un enorme énfasis en la contención», concluyó Steizel. «Es tiempo de construir transparencia, nuevos liderazgos y confianza virtual».

Practia Talks es una serie de conferencias gratuitas en formato de webinar de aproximadamente una hora cada una, sobre temáticas de interés para los líderes. Es parte de las propuestas de difusión del conocimiento de Practia en tiempos de pandemia, que incluyen también la disponibilidad entre marzo y mayo del programa Practia Academy, con charlas sin costo sobre nuevas tecnologías, iniciativa que sumó más de 1.000 inscriptos.

INSCRIPCIONES:
http://www.practia.global/practia-talks/Paginas/default.aspx