Luego de haber atravesado el discovery para encontrar las oportunidades y el build para que las ideas se transforman en propuestas concretas, llega el momento de habilitar y optimizar la automatización a una escala empresarial a través de una gestión eficiente llegamos a la estación manage.

En el éxito de la automatización radica también el desafío. Cuando el concepto va más allá de las pruebas iniciales o de los casos más sencillos, deja de ser una situación exploratoria y distributiva y se convierte en un tema clave para la organización. Además, comienza a verificar la importancia de esta tecnología y solicita cada vez la incorporación de más procesos y de mayor complejidad.

Cuando el número de procesos automatizados se vuelve muy grande, es necesario definir mecanismos para un gobierno y una administración eficiente de ese volumen, de forma de asegurar un crecimiento sano y un soporte adecuado.

El foco en el ciclo de vida

El foco de la estación manage de la automatización se concentra en el ciclo de vida del total de las automatizaciones. Descubrir nuevos procesos, gestionar los pedidos, establecer prioridades, definir las metodologías de desarrollo, establecer mejores prácticas y testeos y establecer métricas.

Todo esto se resume en cuatro áreas. La primera es la supervisión del programa de gobierno. Contempla la definición de reglas y políticas, así como los roles, tanto internos como de los proveedores que se contraten (desarrolladores de software, owners de infraestructura, administradores de plataformas).

La segunda, es la gestión de la demanda, un elemento clave, en especial cuando se produce un aluvión de pedidos. Cuáles serán los criterios de aceptación o rechazo, las políticas de priorización y cómo se comunicará las decisiones -incluso las negativas- a las partes interesadas. Cuanto mayor es la demanda, mayor será también el número de reglas y políticas de gobierno necesarias.

Infraestructura y monitorización

La tercera área es la del despliegue y configuración. En este punto es importante trabajar con una infraestructura unificada y adecuada que garantice la seguridad, la escalabilidad y un uso eficiente de todas las automatizaciones.

Por último, la monitorización, para garantizar que todo funcione correctamente y se esté obteniendo el valor esperado de cada proyecto, además de definir los procedimientos para resolver problemas, escalar incidentes o dar soporte.

El centro de excelencia (CoE)

La creación de un centro de excelencia (CoE, center of excellence) es fundamental para que exista un espacio de referencia donde se compartan la información y la experiencia, así como las buenas prácticas y los inventarios de procesos. Esto no es sinónimo de centralización: una tentación muy grande que se debe evitar para que no se produzcan cuellos de botella.

El CoE, además de centrarse en la gestión de la demanda, se enfoca en la operación y la orquestación (que los robots corran cuando deben y lo hagan bien) y, fundamentalmente, en la medición de valor. ¿Son los beneficios de negocios los que se habían calculado cuando inició el proyecto? Si la respuesta es “sí”, el círculo virtuoso estará activado y vendrán nuevas automatizaciones en el futuro cercano.

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