En un mundo ideal, qué lejana suena esa frase hoy, ¿no?, o en un contexto de cierta “normalidad”, cuando pensamos en implementar una forma de trabajo distribuida que nos ayude a lograr nuestros objetivos de negocio, nuestra recomendación es pensar en hacerlo “por diseño”, de una manera ordenada, sistemática y organizada.

En ese diseño, debemos tener en cuenta desde herramientas tecnológicas, ventajas y posibilidades para nuestro negocio, hasta las competencias clave que deban tener los miembros de ese equipo distribuido (tales como autonomía, autodisciplina, organización, buenas habilidades de comunicación y trabajo en equipo).

En el contexto actual, que dista mucho de ser ese mundo ideal, muchas de las organizaciones se están viendo forzadas a adoptar una forma de trabajo nueva, a la que no estaban acostumbradas: “el trabajo remoto”. Quizás a partir de mañana, nuestros colaboradores, a quienes veíamos todos los días y con quienes compartíamos oficina, estarán cada uno desde su casa en condiciones dispares (podremos hablar de eso en otro post!) y quizás, no estemos preparados ni contemos con todas las herramientas que hubiéramos necesitado para organizar y diseñar y buena dinámica de trabajo.

Para ello, hemos pensado en algunos tips, que, desde nuestra experiencia, debemos y podemos tener en cuenta, para poder trabajar con un equipo de manera remota. Aquí van algunos:

  • Definir cuáles serán nuestros medios o canales de comunicación y acordar el cómo de la utilización de cada uno de ellos (si tengo un tema urgente, ¿envío un mail a mi líder o le chateo o le envío un WhatsApp? ¿En cuanto tiempo se espera que responda un chat?)
  • Establecer comunicaciones frecuentes, idealmente, una reunión al inicio del día para contarnos en que vamos a estar trabajando y algunos contactos durante el día para ir gestionando el avance de las tareas. ¡Usar la cámara! Nos permitirá tener más cercanía con quien está del otro lado.
  • Definir y asegurarnos de que todos los miembros del equipo tengan los accesos a las herramientas de trabajo y que la documentación que necesiten para trabajar esté disponible en repositorios compartidos. Hay muchas herramientas de colaboración (onedrive, sharepoint, Dropbox, Google drive, entre otras) que nos permiten fácilmente compartir información.
  • Fomentar y estar atento como líder, de la participación y comunicación de todos los miembros. Debo saber, cada día, y en varios momentos, que están haciendo o como están mis colaboradores.
  • Tener muy presente la comunicación pareja de información, considerar que necesitamos adoptar para esta dinámica, una nueva manera de comunicar que teníamos cuando todos estábamos juntos en la oficina, tiene que cambiar para que todos accedan a la misma información.
  • Establecer reglas de conexión: coordinar en que horario vamos a salir a comer cada uno, o avisar si algún momento alguien debe retirarse. ¿Sabrán si estoy disponible porque aparezco “verde” en el chat? Definir los criterios.
  • Generar algunos espacios “sociales” (puede ser al momento de iniciar reuniones) donde podamos conversar sobre nosotros y sobre cómo estamos. Ese es el principal espacio que habremos perdido al no compartir oficina (ya no nos cruzamos en la máquina de café ni compartimos un mate cuando llegamos)

Esta nueva forma de trabajo, como líder, te enfrentará a la necesidad de pasar de un mindset de “control” a un mindset basado en la confianza. No vas a poder controlar si tu colaborador se levanta al baño muchas veces o si está navegando en internet, perdés el control de eso… Vas a tener que trabajar por objetivos, estableciendo pautas claras de trabajo y objetivos desafiantes pero cumplibles, diariamente. Deberás tener con ellos una cercanía “emocional” que será diferente, a la que quizás han construido en el trabajo cara a cara y que nuevamente, deberá ser basada en la confianza.

 

En resumen, comunicación y confianza, las bases de esta nueva modalidad de trabajo.